La gestion du poste client est une composante essentielle de la santé financière d’une entreprise. Elle englobe l’ensemble des étapes qui suivent l’émission d’une facture : suivi des paiements, relances, gestion des retards, résolution des litiges, etc. Une mauvaise gestion à ce niveau peut entraîner des retards de paiement, une augmentation du taux d’impayés, une mauvaise visibilité sur la trésorerie et, in fine, mettre en péril le fonds de roulement.
Pourtant, de nombreuses entreprises font encore face à des problématiques évitables. Voici un tour d’horizon des erreurs courantes en gestion du poste client et des solutions concrètes pour y remédier durablement.
Erreur #1 : L’absence de procédure standardisée de gestion du crédit
Accorder des crédits à ses clients sans une évaluation systématique peut avoir des conséquences fâcheuses. Sans règles claires pour attribuer ou refuser un crédit, on prend le risque d'accorder des délais de paiement trop longs ou inadaptés, voire de traiter avec des clients peu solvables.
L’une des clés pour éviter cette erreur est d’instaurer une politique de crédit claire, basée sur des critères objectifs : historique de paiement, santé financière de l’entreprise, volume de commandes, etc. La solution Esker, intégrant une approche pilotée par l’IA, facilite l’évaluation des demandes en croisant données internes et externes, réduisant la part de subjectivité dans la prise de décision.
Erreur #2 : Une facturation lente ou manuelle
La rapidité de facturation a un impact direct sur les flux de trésorerie. Une facture envoyée tardivement repousse d’autant le moment de son encaissement. De plus, une gestion manuelle entraîne un risque élevé d’erreurs (montants, informations manquantes, adresse de facturation erronée).
L’automatisation de l’envoi des factures permet de garantir une émission rapide, conforme et sans erreur. La solution logiciel gestion de poste client proposée par Esker s’assure que les factures sont bien envoyées au bon interlocuteur via le bon canal (EDI, email, portail client, courrier postal) en respectant les obligations fiscales locales.
Erreur #3 : Un manque de suivi des paiements entrants
Dans de nombreuses organisations, le rapprochement des paiements avec les factures reste une tâche chronophage. Cela génère des incertitudes, des relances injustifiées, ou, au contraire, des retards d’alerte sur des impayés réels.
Une bonne pratique est de centraliser et d’automatiser le traitement des paiements. Grâce à ses fonctionnalités de traitement intelligent, Esker permet un rapprochement automatique entre les flux bancaires et les factures en attente, accélérant le lettrage comptable et réduisant la charge administrative des équipes comptables.
Erreur #4 : Des relances clients inefficaces, trop tardives ou impersonnelles
Nombreuses sont les entreprises qui relancent tous leurs clients de la même manière, au même moment et avec des messages génériques. Cela nuit à l’efficacité de la démarche. Certains clients attendent un simple rappel, d’autres exigent un contact personnalisé pour prendre au sérieux une mise en demeure.
Il est essentiel de segmenter les relances selon les profils clients, les montants dus, et les antécédents de paiement. Esker propose une interface de relance optimisée, mêlant email automatisé, SMS, portail client et interaction humaine. Chaque action est historisée, facilitant le suivi et l’amélioration continue de la relation client.
Erreur #5 : L’absence de visibilité en temps réel sur le poste client
Sans tableau de bord clair sur les créances en cours, les retards et les litiges, il est difficile pour les décideurs d'agir efficacement. Cela empêche également de produire des prévisions de trésorerie fiables ou de prioriser les actions de relance.
Un logiciel de gestion du poste client performant fournit une visibilité complète, en temps réel, sur les KPI critiques : encours par client, DSO, taux de réclamations, performance des relances, etc. Esker offre des tableaux de bord intuitifs alimentés automatiquement par l’IA, permettant aux directeurs financiers et leurs équipes de piloter avec précision.
Erreur #6 : Négliger les litiges et les problèmes liés aux factures
Les litiges client sont une cause fréquente de retard de paiement. Produit non conforme, erreur de facturation, conditions contractuelles mal interprétées… autant de situations qui doivent être identifiées et traitées rapidement.
Dans une organisation traditionnelle, ces litiges sont difficilement traçables et mal partagés entre les services concernés (ADV, commercial, comptabilité). Esker met à disposition une plateforme collaborative qui permet de centraliser les litiges, d’assigner les tâches aux bonnes personnes et de suivre leur résolution de manière fluide. Cela améliore la satisfaction client tout en réduisant les délais de paiement.
Erreur #7 : Sous-estimer l’impact d’un mauvais DSO sur le fonds de roulement
Le DSO (Days Sales Outstanding), ou délai moyen de paiement client, est un indicateur critique. Un DSO élevé signifie que l'argent facturé met du temps à être encaissé, ce qui exerce une pression sur le besoin en fonds de roulement (BFR). Or, beaucoup d'entreprises ne mesurent leur DSO que de manière ponctuelle, voire ne l'exploitent pas réellement.
Des outils comme Esker permettent non seulement de calculer automatiquement ce KPI, mais aussi de le réduire significativement grâce à une meilleure gestion de l’ensemble du cycle "Invoice-to-Cash". Une baisse même modérée du DSO peut libérer des dizaines, voire des centaines de milliers d’euros de trésorerie.
Erreur #8 : Ignorer la dimension collaborative du recouvrement
Dans beaucoup d’entreprises, la gestion du poste client est cantonnée au service comptable. Pourtant, d’autres fonctions comme les commerciaux, le service client ou la direction peuvent jouer un rôle clé dans la résolution rapide des blocages.
Mettre en place une approche collaborative, facilitée par des outils numériques, permet de fluidifier les échanges internes, d’avoir des informations à jour sur chaque client, et d’agir plus efficacement. Les outils collaboratifs d’Esker intègrent cette logique en permettant une communication transparente entre les départements, tout en gardant une traçabilité complète des actions menées.
Erreur #9 : Ne pas offrir d’options de paiement modernes à ses clients
Le comportement des clients évolue. À l’instar des consommateurs, de plus en plus d’acheteurs B2B souhaitent disposer d’options de paiement en ligne rapides et sécurisées. Ne pas proposer ce type de services peut freiner l’acte de paiement et nuire à la relation client.
Avec Esker, il est possible d’intégrer des fonctionnalités de paiement directement dans les factures électroniques ou les portails clients : carte bancaire, virement instantané, prélèvement automatique, etc. Cette flexibilité améliore l’expérience utilisateur et favorise un encaissement plus rapide.
Erreur #10 : Se priver des bénéfices de l’Intelligence Artificielle
L'IA permet aujourd’hui de transformer en profondeur la gestion financière en analysant des volumes massifs de données pour détecter automatiquement les risques, anticiper les retards et orienter les priorités de relance. Se priver de cette technologie, c’est garder une longueur de retard sur les entreprises les plus agiles.
Esker s’appuie sur « Esker Synergy », sa technologie d’IA propriétaire, pour piloter l’ensemble du cycle Order-to-Cash et offrir des fonctionnalités avancées de prédiction, d’automatisation et de recommandation. Cela permet non seulement un gain de temps important, mais aussi une amélioration continue des résultats.
Vers une gestion optimisée du poste client
Toutes ces erreurs, bien qu’encore fréquentes, peuvent être corrigées grâce à l’automatisation intelligente et à une meilleure structuration des processus. Opter pour une solution complète comme celle d’Esker permet de bénéficier d’outils interconnectés, simples à utiliser, et intégrant les meilleures pratiques métier.
Adopter un logiciel gestion de poste client performant, c’est choisir de sécuriser sa trésorerie, d’améliorer la relation client, et de renforcer la résilience financière de son entreprise dans un environnement économique incertain.
Grâce à la combinaison d’une technologie de pointe, d’une interface intuitive et d’un accompagnement expert, Esker s’impose comme un allié incontournable pour moderniser la gestion du poste client et transformer un centre de coût en centre de valeur.
